Logisticar Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
PR-Logisticar Oy
Niittytie 13 A
01300 Vantaa
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Pia Scott
pia.scott@logisticar.fi
Puh. +358 40 7068 242
3. Rekisterin nimi
Logisticar Oy:n asiakasrekisteri
Käsittelijä: Adsotech Finland Oy
Rekisterin sijainti: DataCenter Finland Oy Espoossa
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Logisticar Oy:n asiakasrekisterin käsittelyn tarkoitus on Logisticarin ja asiakkaiden välisten asiakassuhteiden solmiminen, hoitaminen ja ylläpitäminen. Henkilötietoja voidaan käyttää tietosuoja-asetusten perusteella myös suoramarkkinointiin.
Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja asetuksen perusteella. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää lainsäädännön sallimin tavoin Rekisterin pitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sekä Rekisterin pitäjän yhteistyökumppaneiden liiketoimintatapahtumien dokumentointiin, laskutukseen, suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, sekä asiakasviestintään myös sähköisiä välineitä käyttäen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää tietoja yrityksen potentiaalisista asiakkaista, asiakkaista ja niissä työskentelevistä henkilöistä, joiden kanssa yritys asioi markkinointi-, myynti-, asiakaspalvelu- ja huoltotoiminnoissa.
Henkilöistä tallennetaan soveltuvin osin seuraavia tietoja:
a) Henkilön etunimi, toinen etunimi, sukunimi
b) Henkilön puhelinnumero esim. ohivalinta ja Mobiilinumero
c) Henkilön sähköpostiosoite, Skype osoite
d) Titteli, osasto, yritys, salutaatio, esim. Herra, Ekon.
e) Asiakashistoria (esim. yhteydenotot)
f) Markkinointiluvat ja -kiellot
g) Mahdolliset asiakkaan antamat muut tiedot
Henkilötietueeseen voidaan tallentaa tieto siitä, että henkilö on pyytänyt, ettei hänelle lähetetä postia. Mikäli henkilö on lopettanut yrityksessä, johon hänet on rekisteröity, hänet voidaan määritellä lopettaneeksi (retired) mutta tiedot kyseisestä henkilöstä voidaan pitää edelleen rekisterissä, koska hän on saattanut olla osallisena erilaisissa sopimuksissa ja liiketoiminnan tai lain mukaan tiedot henkilöstä on säilytettävä tietyn ajan, esim. sopimuksen voimassaolon ajan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään yleensä rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi niitä voidaan kerätä Rekisterin pitäjän tai samaan konserniin kuuluvan yhtiön tietojärjestelmistä, kun rekisteröity rekisteröityy palveluihin ja käyttää palveluita, sekä rekisterin pitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista.
Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä sekä rekisterinpitäjän päämiesten tietojärjestelmistä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Logisticar Oy ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietojen ja varmuuskopioiden säilytyspaikat ovat: Datacenter Finland Oy (Tekniikantie 14, 02150 Espoo) sekä Adsotech Finland Oy (Piispanportti 5, 02240 Espoo).
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
Rekisterinpitäjän rekisteriä käyttävällä henkilöllä on käyttäjätunnus ja salasana. Nämä tiedot ohjaavat ja rajoittavat henkilön oikeuksia käsitellä tietoja. Rekisterinpitäjä voi rajata henkilön oikeuksia tallentaa, muuttaa ja lukea tietoja.
Jokainen järjestelmään sisäänkirjautuminen rekisteröidään. Samoin rekisteröidään esim. raporttien tulostaminen ja tietojen tulostaminen esim. Excel -muotoon. Lokitietojen avulla voidaan havaita jos käyttäjä on esim. tulostanut henkilötietoja massatulostuksena.
9. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterin pitäjän rekisterissä olevat tiedot. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna Rekisterin pitäjälle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viivytyksettä, yleensä kahden viikon kuluttua pyynnön esittämisestä.
Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun.
10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyillä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Varmuuskopiot
Rekisteristä otetaan päivittäin varmuuskopio. Kopioita säilytetään 3-30 vrk.
Kopioiden säilytyspaikat ovat: Datacenter Finland Oy (Tekniikantie 14, 02150 Espoo) sekä Adsotech Finland Oy (Piispanportti 5, 02240 ESPOO).
12. Evästeet
Logisticarin kotisivut käyttävät evästeitä, joiden avulla selain tallentaa käyttäjän laitteelle syötettyjä tietoja ja asetuksia. Logisticar käyttää evästeitä kävijätilastojen analysointiin ja tallentamiseen esimerkiksi verkkosivujen kehittämiseen sekä uudelleenmarkkinointiin.
